Dans ces temps mouvementés, la maîtrise et le suivi de votre trésorerie s’avèrent incontournables pour assurer la pérennité de votre entreprise et éviter la cessation de paiement. Quand on évoque trésorerie, on pense BFR (Besoin en Fond de Roulement). Mais de quoi parle-t-on exactement ? On peut le définir simplement par le besoin de financement issu du décalage entre les entrées (encaissements) et les sorties d’argent (décaissements). En résumé, maintenir son BFR à un niveau bas est indispensable pour conserver une trésorerie saine.

 

Les leviers d’actions :

 

• Comment optimiser sa stratégie d’approvisionnement ?
• Gestion des stocks : les premiers pas vers une trésorerie saine
• Comment soulager votre trésorerie en automatisant vos processus commerciaux ?
• L’étude de solvabilité : Quand ? Pourquoi ? Comment ?
• Factures impayées et relance client : comment faire pour y remédier ?
• Quelles sont les outils et solutions permettant de recouvrer ses impayés ?

 

Comment optimiser sa stratégie d’approvisionnement ?

 

Sans nul doute, l’approvisionnement constitue un élément clé dans l’optimisation du BFR.

 

Tout d’abord, vous pouvez travailler à réduire vos délais de production afin de limiter le nombre de produits et composants en stock mais pas encore commercialisables. Cela implique plusieurs points : s’assurer de la disponibilité des composants de vos produits, accélérer les processus de production pour diminuer les encours et planifier au mieux la production pour gagner en efficacité.

 

Par ailleurs, n’hésitez pas à entretenir des relations de proximité avec vos fournisseurs. Cherchez à optimiser votre collaboration pour raccourcir les délais. Dans cette optique, vous pouvez aussi envisager de trouver des fournisseurs plus proches géographiquement. Dans ce cas, il convient de s’assurer au préalable de leur fiabilité et solvabilité. Pour cela, vous avez des solutions comme LegalCity qui vous permettent d’identifier, rapidement et gratuitement, la situation financière de votre fournisseur.

 

Toujours dans l’objectif de réduire votre BFR, vous devez prêter une attention toute particulière à vos achats pour vous permettre de trouver un bon équilibre entre coûts d’acquisition et coûts de possession. Tout l’art de se réapprovisionner avec la « juste quantité ». Pour cela, vous pouvez calculer la QEC ou Quantité Economique à Commander.

Enfin, conserver un bonne maîtrise de votre stock nécessite de fixer des indicateurs et alertes qui vous aideront à piloter efficacement votre activité. Ainsi le calcul du point de commandes peut vous y aider. Il correspond au niveau de stock à partir duquel votre société doit se réapprovisionner. Des solutions de gestion de stock comme Erplain, permettent de définir des points de commandes pour chaque produit et vous envoie une alerte lorsque ceux-ci sont atteints. La méthode du point de commande vous permet de conserver un stock minimum pour continuer à répondre à la demande pendant la période de réapprovisionnement.

 

De manière générale, cherchez à tendre vers un modèle de gestion de stock à flux tendu. Vous réduirez ainsi votre BFR en évitant de prolonger la période de stockage de vos articles. Dans certains cas, vous pouvez même envisager le « dropshipping » ou livraison directe qui consiste à faire livrer vos clients directement de chez votre fournisseur.

Gestion des stocks : les premiers pas vers une trésorerie saine

 

Quand on regarde la formule de calcul du BFR, on comprend que les stocks sont partie intégrante de la qualité de sa trésorerie. En effet, le BFR = encours moyen des créances clients + stocks moyens – encours moyen des dettes fournisseurs. Plusieurs solutions existent pour optimiser sa gestion de stock et permettre d’alléger son impact sur la trésorerie.

 

• Éviter le surstockage. C’est une situation qui a des effets néfastes sur le BFR pour plusieurs raisons : il constitue une immobilisation de capitaux, accroît les besoins en financement et peut mener fréquemment à l’obsolescence des biens stockés. Enfin, il contribue à réduire votre marge si vous finissez par vendre le surplus à prix réduit.

• Favoriser une rotation des stocks plus rapide. Voici un autre élément essentiel sur lequel une entreprise peut agir pour préserver sa trésorerie et minimiser les coûts. Pour rappel, c’est le nombre de fois où vous renouvelez votre stock pendant une période donnée. Pour la calculer : CA/ Stock Moyen (prix de vente)

 

Accélérer cette rotation passe par une bonne gestion des approvisionnements (voir ci-dessus) mais aussi par l’amélioration du cycle de vente. En effet, l’optimisation des étapes du processus de vente dès la réception de la commande contribue à une livraison plus rapide de votre marchandise et donc un temps de passage réduit dans vos lieux de stockage. Par ailleurs, votre portefeuille de produits nécessite une segmentation et un suivi différencié. Selon la loi de pareto, 20% des articles stockés constituent 80% de la valeur de votre stock. C’est donc ces 20% auxquels vous devrez porter une attention particulière et éviter qu’ils ne s’attardent trop longtemps dans vos entrepôts.

 

• Réduire le stock dormant. En analysant votre stock, vous pouvez identifier les invendus qui pèsent lourd dans votre trésorerie et vous empêchent d’avoir les liquidités nécessaires pour réinvestir dans l’achat de nouveaux produits. Vous devez alors chercher à écouler ces produits via des offres promotionnelles par exemple, des kits ou des packs voire même des solutions de déstockage.
• Assurez-vous d’avoir une visibilité en temps réel de votre stock pour suivre avec précisions l’ensemble de votre marchandise. Un logiciel comme Erplain propose un état des stocks pour chacun de vos entrepôts.

Comment soulager votre trésorerie en automatisant vos processus commerciaux ?

 

Qui n’a jamais commis d’erreurs ou perdu un temps considérable avec l’utilisation laborieuse de feuilles de calcul Excel ? On observe encore régulièrement de nombreuses petites entreprises qui font de la saisie manuelle des ventes. La répétitivité de l’enregistrement de données similaires d’un document à l’autre mène à commettre des fautes.

Ces erreurs sont préjudiciables à un bon traitement des commandes et aussi à la relation avec les clients ! Un scénario qui favorise fortement les impayés. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est préférable de vous équiper d’une solution d’automatisation du cycle commercial. Le logiciel Erplain permet par exemple de générer tous vos documents de vente et de transformer en un clic vos devis en bon de commande puis en facture. Erplain vous assure également un suivi en temps réel de toute votre activité et une surveillance permanente des factures clients à régler et à relancer. Cependant, un impayé vous guette toujours même si vous avez pris toutes vos précautions. Vous trouverez alors des conseils et toutes les étapes à suivre pour les traiter efficacement.

 

Il y a un élément que les entreprises se doivent de connaître avant de signer un quelconque contrat avec un client pour anticiper le risque d’impayé : il s’agit de l’enquête de solvabilité d’Entreprise . Gérer sa trésorerie et les impayés par la vérification de la solvabilité financière d’une entreprise : une précaution peu coûteuse et efficace !

L’étude de solvabilité : Quand ? Pourquoi ? Comment ?

L’étude de la solvabilité :

 

Cette étude de ses fournisseurs ou partenaires commerciaux permet de prévenir les impayés et c’est un processus vivement recommandé.  Cette étude a pour objectif de valider la bonne santé financière de celles et ceux que vous surveillez. L’évolution du risque crédit est un indicateur qui doit être assidûment surveillé car elle permet d’estimer la solvabilité d’entreprise de vos principaux fournisseurs, partenaires ou partenaires stratégiques potentiels.

 

Analyser la solvabilité entreprise : mode d’emploi pour démarrer…

La solvabilité peut être mesurée par plusieurs indicateurs tels que :

• Endettement total / Total bilan : Si le ratio obtenu est supérieur à 1, alors l’entreprise sera considérée en situation de grande difficulté ou de faillite.
• Actif – Dettes : Si le résultat est positif, le client est solvable.
• CAF = Dette nette / EBE (Excédent Brut d’Exploitation) : Ce ratio permet de faire une estimation sur la capacité de remboursement des dettes.
• EBE / Annuité d’emprunt et de crédit-bail : Plus le résultat est élevé, plus l’entreprise est en capacité d’augmenter ses dettes et recourir à l’emprunt. C’est un taux utilisé dans les organismes de crédit.
• Croissance du chiffre d’affaires, données sectorielles, données sur les – habitudes de paiements des entreprises.
• Respect de l’obligation de publication des comptes

 

Ces informations sont suffisantes pour mesurer le risque financier et établir le rapport de solvabilité et le scoring d’entreprise. LegalCity, en collaboration avec CREDIT SAFE, le leader de l’information financière, met un service de solvabilité à votre disposition. Cela vous permet de connaître le scoring et la situation financière de plus de 14 Millions d’Entreprises Françaises.

L’information peut être obtenue à l’unité ou sous forme de packs sur le site de Legalcity. Il se peut que vous rencontriez des difficultés recouvrer vos factures même en ayant pris ces précautions. Pas d’inquiétude ! Il y a des solutions efficaces permettant de les traiter ! 

Factures impayées et relance client : comment faire pour y remédier ?

 

Les clients des PME/TPE et indépendants sont principalement des clients avec lesquels se sont instaurés des relations privilégiées. Aujourd’hui, 1/3 des sociétés créées risqueront de déposer le bilan dans 3 ans car elles auront eu des difficultés à se faire payer leurs factures par leurs clients. Voici donc quelques précieux conseils proposés par LegalCity vous permettant de gérer au mieux le cycle de paiement afin d’améliorer votre trésorerie avec une relance client efficace :

 

• Être attentif et présent pour vos clients 
• Une relance écrite : C’est un courrier factuel qui reprendra les détails des créances impayées afin que le débiteur ait une vision claire. En restant courtois, reprenez si vos conditions générales le précisent que vous pourriez être en mesure d’appliquer des pénalités de retard de 40 Euros par factures échues comme le précise également la Loi LME dans son article  L 441-6 du Code de Commerce.Après ce premier courrier, vous serez en mesure d’envoyer si besoin, un courrier d’avertissement en (LRAR) dans lequel vous indiquerez une date de régularisation à respecter. Il est important de noter que le recours à un Cabinet est à privilégier car le recours à l’huissier peut avoir un effet négatif sur vos relations commerciales futures.
• La lettre de mise en demeure : Il s’agit d’un courrier relevant un certain nombre d’informations et références juridiques tels que :
• L’intitulé du courrier LRAR doit être faire apparaître clairement “LETTRE de MISE EN DEMEURE” ;
• Une date butoir de paiement ;
• Une explication claire de l’objet de la facturation et/ou de la prestation demeurée impayée ;
• La date de l’envoi de la LRAR ;
• Votre adresse et celle de la personnalité morale de votre débiteur ;
• La signature de la personne ayant autorité chez vous à agir ;
• La dénomination du Tribunal compétent en cas d’action judiciaire envisagée ;

 

Un conseil : ne prenez pas le premier modèle de courrier en ligne pour votre lettre de mise en demeure et vérifiez que celle-ci respecte les textes de Loi en vigueur sous peine d’annulation.

Quelles sont les outils et solutions permettant de recouvrer ses impayés ?

Les outils bancaires :

 

Il existe un certain nombre d’outils et de mécanismes bancaires permettant d’aider au financement et au recouvrement des créances clients.

• L’affacturage :  C’est un outil permettant d’avancer le paiement des créances du poste client proposés par les sociétés d’affacturage et le secteur bancaire. Elle consiste à obtenir un financement anticipé et sous-traiter le recouvrement à la société d’affacturage. Le Factor se rémunère sur l’avance versée et facture des frais de gestion qui mériteront d’être regardé de près lors de la signature.
• La facilité de caisse qui est une permission de découvert accordée par la banque. Ce crédit de trésorerie offre la possibilité à l’entreprise de gérer de façon plus souple ses dépenses immédiates et ses gains différés. Cela permet d’anticiper une partie de l’impact du crédit inter entreprise et les décalages de paiement des Clients.
• L’assurance-crédit est un outil qui permet de se prémunir du risque d’impayé et de faire porter le risque d’impayé à un assureur. L’assureur s’engage, moyennant le paiement d’une commission de payer à l’échéance l’entreprise qui serait victime d’un impayé sur une facture préalablement confiée. L’assureur Crédit octroie une limite de crédit pour un client donné et s’engage en cas d’impayés à supporter la charge auprès du client en cas de défaut de paiement. L’assureur crédit s’occupera par la suite de toutes les démarches visant à recouvrer le ou les factures auprès du débiteur. Les assureurs crédit resterons systématiquement prudents concernant l’octroi d’une limite de crédit lorsque votre client présentera des comptes sociaux traduisant des failles ou des difficultés
• L’escompte représente une avance de trésorerie avant échéance. Le reverse factoring est une solution de financement qui prend un plus grand essor actuellement. Le reverse-factoring est mis en place à l’initiative du client qui permet à ses fournisseurs de financer facilement leurs créances avec l’aide d’une société d’affacturage.

 

Ces outils bancaires ont un but commun : prévenir et recouvrer les créances clients à l’échéance ou après échéance. Une récente étude menée par Forrester Consulting pour l’opérateur de solution de paiement GO-Cardless indique que les Entreprises dépenses en moyenne plus de 15% du montant de leur CA pour la seule gestion de leurs créances.  Il apparait alors, qu’une autre voie, plus économique et très efficace, existe par l’action des Cabinets de recouvrement de créance.

 Le recouvrement de créance :

 

Que vous soyez entrepreneur, fondateur d’une PME ou employé d’un grand groupe, une facture impayée peut nuire à votre activité. Si vous êtes confrontés à cette situation, il vous faudra trouver une solution pour récupérer la somme due. Dans la plupart des cas, il vous faudra entamer une procédure de recouvrement, qui comprend plusieurs démarches à effectuer pour obtenir le règlement de la créance. Le recouvrement de créances est une activité réglementée qui consiste à utiliser le dialogue pour obtenir d’un débiteur le paiement d’une somme due. Il existe différentes procédures de recouvrement :

• Le recouvrement amiable

 

Le recouvrement de créances à l’amiable est la procédure la plus recommandée car elle met en avant un double avantage : privilégier vos relations clients et éviter un procès. Ce service proposé par les Cabinets de recouvrement était souvent accessible aux grandes entreprises. Les PME/TPE n’y trouvaient pas de solutions adaptées. C’est pour cela que LegalCity, Cabinet de recouvrement en ligne, vous propose un service de recouvrement de créances 100% digitalisée accessible aux PME/TPE et indépendants qui pourront bénéficier des mêmes services proposés en Cabinet de recouvrement.

LegalCity privilégie le recouvrement à l’amiable et accompagne ses clients tout au long des procédures et assure un suivi par des agents spécialisés dans ces domaines. Les clients peuvent avoir accès à leur espace en ligne et se voir proposer des solutions adaptées pour recouvrer leurs impayés et relances clients.

L’expérience de LegalCity met en lumière le fait de privilégier le recouvrement amiable avant toute action judiciaire. Le recours à un Cabinet de recouvrement vous permettra d’économiser des frais de procédure judiciaire que vous ne pouvez maîtriser.

L’intervention d’un Cabinet spécialisé et professionnel changera l’attitude de votre débiteur. L’application en ligne LegalCity met à votre disposition des outils et des agents spécialisés sur ces questions vous permettant de gagner du temps sur le paiement de vos factures impayées.

Conclusion

 

Aujourd’hui et encore plus que jamais, les entreprises se doivent d’être assidues sur le suivi de leurs finances pour assurer leur prospérité.  Préserver sa trésorerie et optimiser votre BFR est indispensable et cela peut se faire à travers l’utilisation de nombreux outils et logiciels en ligne. Il y a un avantage considérable à utiliser ces différents logiciels entièrement digitalisés car ils permettent l’intégration d’API comptable, de facturations, de recouvrements, d’approvisionnements et de gestion des stocks. Plusieurs outils qui vous feront gagner du temps, et vous permettront de préserver et optimiser votre trésorerie.