La directive européenne 2015/849/UE du 20 mai 2015 a imposé aux Etats membres de mettre en place de nouvelles obligations afin de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. L’ordonnance du 1er décembre 2016 renforçant ce dispositif français a créé, par ailleurs, le registre des bénéficiaires effectifs (BE), forcément des personnes physiques. Le décret 2017-1094 du 12 juin 2017, entré en vigueur au 1er août 2017, est venu préciser les modalités de dépôt et le contenu du document relatif aux BE. Depuis le 1er avril 2018, toutes les sociétés immatriculées au registre du commerce et des sociétés doivent avoir déclaré au greffe du tribunal de commerce leurs BE.

Il est souligné que l’article L 561-46 du Code monétaire et financier vise toutes les sociétés exception faite des sociétés cotées.

Comment faire la déclaration ?

La France a décidé de confier la tenue de ce registre central aux greffes des tribunaux de commerce. Depuis le 1er août 2017, les sociétés en cours de constitution doivent déclarer leurs BE et déposer ce document lors de leur immatriculation. Celles qui étaient déjà immatriculées à cette date avaient obtenu un délai supplémentaire pour se mettre en conformité. Ce délai est arrivé à expiration le 1er avril, date à laquelle toutes les sociétés ont dû déposer leur déclaration, étant précisé que la modification de BE en cours de vie sociale doit également faire l’objet d’un dépôt au greffe. La déclaration peut passer de simple à complexe selon les caractéristiques de l’actionnariat, des droits de vote, de la détention des actions ou parts sociales…

Comment remplir la déclaration ?

Concrètement, il s’agit d’un document reprenant les informations d’identification et les coordonnées de la société et des personnes physiques identifiées comme BE. Le greffe du tribunal de commerce fournit un modèle complet, mais un peu complexe. Un intercalaire doit être rempli pour chaque BE. Ce document doit être signé par le dirigeant de la société.

Quand ce dépôt doit-il être effectué ?

Pour les sociétés qui se créent : dans les 15 jours à compter de la date du dépôt du dossier d’immatriculation au greffe (coût du dépôt : 24,80 €).

Pour les sociétés déjà créées : avant le 1er avril 2018 (coût du dépôt : 54,42 €).

Pour les modifications de BE en cours de vie sociale : dans les 30 jours qui suivent l’acte ou le fait modificatif (le coût est de 48.49 €).

Qui sont les bénéficiaires effectifs ?

La notion de bénéficiaire est complexe à appréhender. Aux termes de l’article R 561-1 du Code monétaire et financier, il s’agit des personnes “qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés.” Si les associés ou dirigeants sont des personnes morales, il convient d’identifier les personnes physiques qui contrôlent ces sociétés. Plusieurs critères peuvent être utilisés.

Le critère de détention du capital ou des droits de vote

Il s’agit d’un critère mathématique puisqu’il concerne des personnes physiques qui détiennent dans la société plus de 25 % du capital ou des droits de vote. Ce pourcentage peut être différent puisqu’il existe des actions ou parts sociales qui ont un droit de vote multiple.

– Cette détention sera directe lorsque le BE est associé à titre personnel dans la société.

– A contrario, elle sera indirecte si le BE l’est au titre d’une chaîne de personne(s) morale(s). C’est à dire s’il est associé d’une société elle-même associée. Dans ce cas, il conviendra de préciser sur la liste déposée les coordonnées complètes de toutes les sociétés concernées.

Le problème de ce critère tient dans la difficulté de “remonter” aux personnes physiques elles-mêmes associées lorsque les détentions directes appartiennent à des associés personnes morales. Un calcul doit être fait pour déterminer le pourcentage de détention indirecte d’un potentiel BE.

Prenons un exemple: la Société A a deux associés : Monsieur S qui possède 20 % du capital et la société B qui en possède 80 %.

Il faut donc regarder la situation de la société B : Monsieur X détient 60 % de son capital : il faut donc faire le calcul : 80 % X 60 % = 48 %. Il est donc bien BE de A.

Attention, si un associé est BE au titre d’une détention directe et d’une détention indirecte, il convient alors de cumuler toutes ses participations afin de déterminer s’il possède plus de 25 % du capital ou des droits de vote.

Le critère de contrôle de la société

Cette notion, maintes fois avancée en droit des sociétés, permet de déterminer qui contrôle réellement la société en dehors de toute considération de détention ou de droit de vote. Il ne s’agit pas non plus de déclarer le représentant légal de la société mais la personne qui exerce un pouvoir de contrôle sur le dirigeant, l’administration ou l’assemblée générale. Cela peut être un pouvoir prévu par les statuts, un pacte d’actionnaires ou d’associés ou encore par une convention d’indivision. Ce critère est parfois difficile à appliquer lorsque le fonctionnement de la société est complexe.

Le BE par défaut : le représentant légal de la société

Si après études “mathématiques et juridiques” aucun BE ne peut être identifié, le ou les représentants légaux de la société seront déclarés BE.

Il s’agit toujours, rappelons-le, d’une personne physique, donc si le dirigeant est une personne morale, la personne physique qui la dirige sera déclarée BE.

Et pour les cas plus complexes ?

Comme nous venons de le préciser, certaines situations peuvent rendre l’identification d’un BE plus délicate. Impossible ici d’en dresser la liste, une multitude de cas de figure étant possible. En revanche, nous attirons l’attention sur certains d’entre eux qui obligent à une vigilance particulière :

– Détention d’actions ou de parts sociales par des mineurs ;

– Indivision ;

– Détention d’actions ou de parts sociales par des personnes morales, elles-mêmes détenues par d’autres personnes morales sur plusieurs niveaux de détentions ;

– Existence de droits de votes doubles ou multiples ;

– Démembrement de parts sociales.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la déclaration ?

Le défaut de déclaration ou la production d’informations inexactes ou incomplètes exposent à 6 mois d’emprisonnement et à 7 500 € d’amende, pour les personnes physiques, et 37 500 € pour les personnes morales (article L 561-49 du Code monétaire et financier).

Les personnes physiques risquent également une peine d’interdiction de gérer ou de privation des droits civils et civiques.

Les personnes morales risquent, notamment, la dissolution, le placement sous surveillance judiciaire et l’exclusion des marchés publics.

Quelle est l’utilité de la déclaration ?

Ce document, qui alourdit encore les formalités légales de constitution et de modification des sociétés, a pour but de simplifier les recherches de l’administration (fiscale, policière ou autre) en cas de contrôle d’une société.

Ce dispositif a été mis en place pour les sociétés détenues par d’autres sociétés, elles-mêmes détenues et dirigées par d’autres sociétés… Dans ce cas, la liste des BE, qui peut alors devenir un vrai casse-tête à établir (notamment parce que les pourcentages de détentions ou de droits de vote peuvent s’additionner), trouve sa raison d’être. Les administrations devaient jusqu’alors s’adresser à plusieurs organismes (notamment les banques) pour recouper les sources et obtenir des informations. Désormais, elles pourront s’adresser aux greffes et, par conséquent, simplifier leurs recherches.

Qui pourra accéder à la déclaration ?

Il n’est pas question de porter atteinte au principe d’anonymat des sociétés. Le registre regroupant les informations est un registre distinct du RCS, bien que géré par le greffe du tribunal de commerce. Il ne sera pas consultable par tout le monde et seules certaines catégories de personnes y auront accès :

– la société elle-même peut bien sûr demander à consulter ce qui la concerne ;

– certaines autorités comme l’administration des finances publiques ou les douanes mais aussi les magistrats ;

– les organismes financiers qui luttent contre le blanchiment ;

– toute personne justifiant d’un intérêt légitime sur requête au juge commis à la surveillance du RCS.

Précisons qu’en pratique, la déclaration de BE a connu des débuts difficiles, les modalités de mise en œuvre n’étant pas toujours très précises dans l’attente du décret portant sur la définition du BE.

Sources : Editions Francis Lefebvre