Relance client : nos conseils pour une facture impayée 

Les clients des TPE/PME et indépendants sont souvent des clients avec lesquels se sont instaurées des relations très privilégiées. Les clients sont souvent des proches, d’anciens partenaires commerciaux mais également des personnes cooptées par des connaissances. 

Enfin, au gré d’une nouvelle orientation professionnelle, il se peut même que les clients peuvent être d’ancien collègues ou patrons d’une vie professionnelle passée. 

Malheureusement, 1/3 des sociétés créées aujourd’hui risqueront de déposer le bilan dans 3 ans car elles auront eu du mal à se faire payer leurs factures par leurs clients. 

LegalCity le Cabinet de recouvrement de créances vous distille ses conseils pour gérer au mieux son cycle de paiement client et améliorer votre trésorerie avec une relance client efficace. 

Dans cet article : 

• 1. Être attentif et présent auprès de vos clients 
• 2. Prenez votre téléphone 
• 3. Relancer par écrit votre client débiteur 
• 4. La mise en demeure, un ultimatum efficace 

Être attentif et présent auprès de vos clients  pour une meilleur relance client 

Lorsqu’on est une petite entreprise ou un indépendant une facture impayée peut avoir des conséquences durables pour la Trésorerie. 

Perdre ses nerfs et les passer pour relancer un débiteur est certainement la dernière chose à faire. Quand bien même vous connaissez votre débiteur la première des actions à faire est d’envoyer un petit mail de relance et/ou un courrier simple de manière à rappeler que l’échéance de votre facture est dépassée. 

Ce simple rappel a souvent vocation de rappeler à votre débiteur qu’il est en retard et qu’il lui faut régulariser rapidement. 

Pour un recouvrement amiable le principe de base est de rester courtois, polis et disponible auprès de votre client débiteur. Il peut s’agir d’un simple oubli, et dans ce cas il serait dommage d’instaurer une mauvaise ambiance entre vous et votre client. La prochaine fois il fera plus attention et saura que vous êtes attentif au paiement en temps et en heure de vos prestations et facture. 

Relance client : prenez votre téléphone 

Un contact direct avec votre interlocuteur est impératif et peut être même envisagé avant tout envoi de mail ou de courrier. 

Le téléphone est votre instrument de prédilection si vous connaissez chez votre débiteur le responsable qui pourra faire débloquer le paiement de votre facture impayée.  

Lorsque votre client est une grosse structure il vous faudra peut-être redoubler de patience et de persévérance auprès de votre donneur d’ordre. Cet exercice permettra néanmoins de connaitre le circuit de décision pour les prochaines relances que vous auriez à entreprendre. Un contact chez un service comptable fournisseur ou dans un centre de service partagé chez un client de plus grande envergure est une information très utile à obtenir. 

Pour votre appel téléphonique, et tout dépend de votre proximité avec votre client, vous devez respecter certaines règles très simples afin de ne pas perdre de temps et de correctement qualifier et formuler votre demande : 

• Dans un premier temps rappelez qui vous êtes et quel est l’objet de votre appel. 
• Soyez diplomate aux fins d’obtenir le nom et les coordonnées de l’interlocuteur qui a la « main » sur le traitement des paiements des factures. 
• Indiquer précisément la ou les factures demeurées impayées en indiquant les numéros, dates et montant totaux. 
• Faites-vous préciser si rien ne s’oppose au paiement de vos factures et s’il y a un éventuel litige ou différend compromettant le paiement de ces dernières. 
• Valider que vos coordonnées bancaires sont bien enregistrées et faites-vous préciser la date de paiement prévisionnelle de votre créance. 

Faire preuve d’empathie sera aussi un bon moyen pour vous d’accélérer le paiement de votre créance. 

Relancer par écrit votre client débiteur 

L’appel téléphonique qui n’aura pas été suivi de réaction de la part de votre débiteur pourra justifier l’envoi d’un courrier plus formel auprès de ce dernier. 

Lorsque l’on dit formel nous devrions dire factuel. 

Reprenez dans votre courrier les détails des créances impayées afin que votre débiteur puisse en avoir une vision claire et certaine. 

Restez à ce stade très courtois et reprenez, si vos conditions générales le précisent que vous pourriez être en mesure d’appliquer des pénalités de retard de 40 Euros par factures échues comme le précise également la Loi LME dans son article  L 441-6 du Code de Commerce. 

Il n’y a pas de règle écrite et tout dépend de la stratégie que vous souhaitez mettre en place sur les différentes actions en recouvrement amiables que vous souhaitez mettre en œuvre.  

Ainsi, après ce premier courrier vous pouvez envisager d’envoyer un courrier d’avertissement (en LRAR) par l’intermédiaire duquel vous fixez une date de régularisation à respecter.  

Passé le dernier délai octroyé vous indiquez que vous vous déchargerez de cette relance amiable auprès d’un huissier de justice ou d’un Cabinet de recouvrement amiable. 

Le recours à un Cabinet est à privilégier pour les TPE/PME et indépendants qui souhaitent préserver leur relation client car le recours à l’huissier peut avoir un effet très négatif sur vos relations commerciales futures ! 

N’oubliez pas que vous êtes toujours dans une démarche de relance client amiable !

Relance client le dernier recours : la lettre de mise en demeure 

 Malgré tous vos efforts vous n’avez toujours pas recouvrer vos créances ? La lettre recommandée de mise en demeure est la dernière solution offerte avant d’être en mesure d’engager un recouvrement judiciaire. 

Cette lettre peut être envoyée avant même la lettre d’avertissement et doit revêtir un certain nombre d’éléments et de références juridiques afin que votre débiteur qui se découvre indélicat ne puisse pas trouver des moyens légaux pour en contester la forme.
Il s’agit de votre dernière chance de recouvrer de manière amiable votre créance impayée.
Si vous souhaitez l’envoyer vous-même avant toute action judiciaire nous vous invitions chez LEGALCITY à ne pas utiliser les modèles que vous pourriez trouver sur internet. 

Cependant voici les éléments incontournables et obligatoires que cette lettre doit faire apparaître : 

• L’intitulé du courrier en LRAR doit clairement faire apparaître la mention : « LETTRE de MISE EN DEMEURE » 
• Une date butoir de paiement 
• Une explication claire de l’objet de la facturation et/ou de la prestation demeurée impayée 
• La date de l’envoi de la LRAR 
• Votre adresse ainsi que celle de la personnalité morale de votre Débiteur 
• La signature de la personne ayant autorité chez vous à agir 
• La dénomination du Tribunal qui sera compétent en cas d’action judiciaire envisagée 

Il est commun de dire à ce stade de votre action de vous adresser à un avocat ou à un huissier de justice afin d’organiser, en cas de persistance de l’impayé, le recours à une procédure de recouvrement judiciaire. 

Relance client : l’expérience LegalCity 

Par expérience, LegalCity sait que le recouvrement amiable est toujours à privilégier avant toute action judiciaire. 

Ainsi, le recours à un cabinet de recouvrement s’avère souvent salvateur et vous permettra d’économiser sur les frais de procédure judiciaire que vous ne maitrisez pas. 

En effet, toutes les démarches que vous aurez organisées l’ont été en votre propre nom et l’intervention d’un cabinet de recouvrement spécialisé va changer l’attitude de votre débiteur. 

Ce dernier comprendra, dès lors qu’il recevra un courrier, des appels, des sms par un qu’un professionnel a en charge le recouvrement de vos créances. LegalCity et ses agents sont spécifiquement formés à l’intermédiation visant à obtenir le règlement amiable des factures impayées. 

La dimension psychologique est importante et la légitimité première des Cabinets de recouvrement se trouve dans leurs capacités à convaincre et à traiter l’ensemble des actions en votre lieu et place. Vous vous concentrez sur votre activité et votre Cabinet de Recouvrement quant à lui, vous décharge de l’ensemble de ces tâches tout en préservant votre relation client. 

Avec LegalCity vous disposez d’une plateforme SAAS d’où vous pouvez gérer et suivre l’ensemble de vos dossiers. 

Continuez à relancer en amont vos factures mais ne perdez pas votre temps dans la relance de vos factures impayées avec des outils et logiciels pas adaptés à votre activité. 

Véritable stratège de la gestion du poste client et de l’amélioration de votre Trésorerie de Cabinet de recouvrement dispose également d’un réseau d’huissiers et d’avocats partenaires. L’agent de recouvrement LegalCity a pour particularité de pouvoir vous accompagner dans votre stratégie de recouvrement en privilégiant les solutions amiables afin d’aller plus vite dans la résolution des dossiers mais aussi de vous éviter des procédures judiciaires longues et coûteuses. 

Conclusion : privilégier la relance amiable pour vos factures impayés 

Le Chef d’entreprise qui a compris tout l’intérêt d’une Trésorerie saine fera très attention aux délais de paiement de ses clients. 

Il tentera d’adapter son intervention auprès des clients débiteurs en tenant compte des conseils contenus dans cet article. 

Enfin, il comprendra facilement pourquoi Legalcity est devenu rapidement le cabinet 100% en ligne référent en termes de recouvrement de créance amiable et judiciaire. Le temps passé au recouvrement n’est pas du temps permettant à l’activité de progresser. LegalCity a également adapté sa tarification à la réussite de ses actions en offrant le taux de commission le plus bas du marché et en mettant la satisfaction client au coeur de notre métier comme peut en témoigner TRUSTPILOT. 

Pour aller plus loin : 

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000005634379&idArticle=LEGIARTI000019294314 

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23211  

https://fr.wikipedia.org/wiki/Injonction_de_payer_en_proc%C3%A9dure_civile_fran%C3%A7aise